O que é contínuo (todo o mês)
As atividades do Departamento Pessoal (DP) não se restringem apenas ao fechamento mensal, mas são uma rotina contínua que requer atenção diária. As principais tarefas incluem:
- Tratamento de ponto: A conferência das marcações de ponto deve ser realizada diariamente. Isso envolve verificar a precisão das entradas e saídas, corrigir eventuais erros e resolver ocorrências como faltas, atrasos ou saídas antecipadas. Um acompanhamento rigoroso evita problemas na apuração mensal e garante a correta remuneração dos colaboradores.
- Admissões e desligamentos: O DP deve estar preparado para gerenciar admissões e desligamentos ao longo do mês. Isso inclui a coleta de documentos, o registro no eSocial e a comunicação de eventos dentro dos prazos estabelecidos pela legislação. É fundamental que todos os processos sejam realizados de forma ágil e eficiente para evitar complicações futuras.
- Atendimento: O DP deve estar disponível para esclarecer dúvidas dos colaboradores sobre holerites, férias, benefícios e outros temas relacionados ao vínculo empregatício. Um canal de comunicação aberto e eficiente é vital para garantir a satisfação e o engajamento dos funcionários.
O fechamento (fim do mês)
Na virada do mês, o DP entra em uma fase crítica: o fechamento da folha de pagamento. Este processo envolve diversas etapas, que incluem:
- Consolidação do ponto: O DP deve consolidar as marcações de ponto de todos os colaboradores, identificando horas extras, faltas e compensações de banco de horas.
- Apuração de horas: Após a consolidação, é necessário calcular as horas trabalhadas, horas extras e eventuais descontos, como faltas não justificadas ou atrasos.
- Cálculo da folha: Com as informações apuradas, o DP deve calcular a folha de pagamento, considerando salários, descontos e benefícios. A precisão nesse cálculo é essencial para evitar erros que podem resultar em passivos trabalhistas.
- Envio de eventos do eSocial: Após o fechamento, é imprescindível que os eventos da folha sejam enviados ao eSocial dentro do prazo estipulado, garantindo a conformidade com a legislação.
Um checklist de fechamento é uma ferramenta valiosa que ajuda a evitar esquecimentos e garante que todas as etapas sejam cumpridas corretamente.
Rotinas periódicas
Além das atividades mensais, o DP deve gerenciar uma série de rotinas periódicas que são essenciais para a boa gestão de recursos humanos. Entre elas, destacam-se:
- Férias: O planejamento de férias deve ser realizado com antecedência. É necessário comunicar os colaboradores sobre a programação com pelo menos 30 dias de antecedência, conforme a legislação. Além disso, o pagamento das férias deve ser efetuado antecipadamente, respeitando os prazos legais.
- 13º salário: A legislação prevê o pagamento do 13º salário em duas parcelas. A primeira deve ser paga até 30 de novembro e a segunda até 20 de dezembro. O DP deve garantir que esses prazos sejam cumpridos para evitar penalidades.
- Obrigações acessórias: O DP deve estar atento às obrigações legais, como o envio das informações ao eSocial, o recolhimento do FGTS e o cumprimento de outras obrigações acessórias. A não conformidade pode resultar em multas e complicações jurídicas.
Como um sistema organiza a rotina
A automação das rotinas do DP é fundamental para garantir eficiência e precisão. Um sistema REP-P, conforme a Portaria MTP 671/2021, é uma ferramenta que permite a geração do arquivo AFD (Arquivo de Fundo de Dados), além de aplicar as regras de jornada de trabalho automaticamente. Isso minimiza erros e agiliza o processo de apuração de ponto.
Resumo
O ciclo de rotinas do Departamento Pessoal é complexo e multifacetado, envolvendo atividades contínuas de acompanhamento de ponto, fechamento mensal da folha e gestão de rotinas periódicas, como férias e 13º salário. A automação e a utilização de sistemas eficientes são essenciais para liberar os profissionais do DP para atividades que realmente agregam valor à empresa, garantindo a conformidade com a legislação e a satisfação dos colaboradores.
